Onze privacyverklaring

Algemeen

VZW Shotokan Karateclub Kermt, Hommelbergstraat 6, 3510 Kermt, KBO 0859.863.923 (hierna “wij”, “we” of “Karate Kermt”) vindt de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respect voor jouw privacy belangrijk.

​

Daarom willen wij jou via deze privacyverklaring helder en transparant informeren. Karate Kermt doet er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

​

Voor de toepassing van deze privacyverklaring wordt onder “persoonsgegevens” verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”). Anonieme gegevens en gegevens over overleden personen of rechtspersonen worden niet beschouwd als persoonsgegevens onder de toepasselijke wet- en regelgeving. Er is enkel sprake van anonieme gegevens als de gebruiker op geen enkele manier een verband kan leggen met de betrokken persoon.

​

Het begrip “verwerken” is heel ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, combineren, archiveren en wissen van gegevens.

Karate Kermt houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna “AVG”).

​

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  - jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;

 - verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

 - vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

 - passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;

 - geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

 - op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, jou hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Karate Kermt zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens (“Verwerkingsverantwoordelijke”). Dit betekent dat wij het doel en de middel voor de verwerking van jouw persoonsgegevens vaststellen.`

​

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, vrijwilligers, trainers, bestuursleden, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, en leveranciers.

​

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens en op basis van welke rechtsgrond?

Bij het verwerken van jouw persoonsgegevens steunen wij ons altijd op één van de zes mogelijke verwerkingsgronden, zoals vermeld in art. 6 AVG.

​

Doorgaans zijn dit de volgende rechtsgronden:

 - in het kader van de voorbereiding of de uitvoering van onze overeenkomst;

 - om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij onderworpen zijn;

 - wanneer wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben, in welk geval wij er steeds naar streven om een evenwicht te bereiken tussen dit belang en het respecteren van de privacy van de betrokkene; en

 - wanneer wij jouw toestemming hebben gekregen.

​

Concreet worden jouw persoonsgegevens worden door Karate Kermt verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

 - ledenadministratie (voorbereiding of de uitvoering van onze overeenkomst);

 - jouw activiteiten als lid (bijv. deelname aan examens) (voorbereiding of de uitvoering van onze overeenkomst);

 - om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Karate Kermt (bijv. aan het ledenweekend of de Shotokan Cup) (uitvoering overeenkomst);

 - het vermelden van naam, voornaam, e-mailadres van bestuursleden / trainers als contactpunt leden (voorbereiding of de uitvoering van onze overeenkomst);

 - de verwerking van ongevallendossiers en verzekeringskwesties die het gevolg zijn van blessures opgelopen in het kader van de door Karate Kermt georganiseerde activiteiten (ons afgewogen gerechtvaardigd belang);

 - het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (ons afgewogen gerechtvaardigd belang);

 - het registreren van behaalde diploma’s / opleidingen van trainers (ons afgewogen gerechtvaardigd belang);

 - het algemeen in beeld brengen van de clubactiviteiten door beeldmateriaal te gebruiken voor de website, de nieuwsbrief, de facebookpagina, flyers, folders of artikels in de krant (ons afgewogen gerechtvaardigd belang);

 - het portretteren van deelnemers aan clubactiviteiten op de website, nieuwsbrief, de facebookpagina, flyers, folders of artikels in de krant (toestemming);

 - om beroep te doen op jou als leverancier (voorbereiding of de uitvoering van onze overeenkomst);

 - om te voldoen aan wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen (bijv. het bekomen va subsidiëring) (wettelijke verplichting).

​

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heb jij steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

​

Voor wat betreft het portretteren van deelnemers aan clubactiviteiten gaan wij er van uit dat jij door deel te nemen aan een clubactiviteit ons toestemming geeft om een afbeelding van jou te maken en deze te publiceren op de website, in de nieuwsbrief,  op de facebookpagina of op een andere wijze te delen. Indien jij dit niet wenst, meld ons dit dan en wij zullen er voor zorgen dat dit niet (meer) gepubliceerd / gedeeld wordt.

Voor het gebruik van jouw afbeelding voor commerciële doeleinden wordt er altijd eerst op voorhand uitdrukkelijk jouw toestemming gevraagd.

​

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou vragen en/of verwerken:

 - persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres;

 - privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mail adres;

 - rijksregisternummer;

 - persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, pasfoto;

 - financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …);

 - opleiding en vorming (als karateka of als (hulp)trainer);

 - aanwezigheid;

 - beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …);

 - IP-adres;

 - informatie over blessures;

 - medische gegevens van jeugdleden tijdens de jeugdstage (bijv. het verplicht nemen van bepaalde medicatie).

​

Buiten informatie over blessures opgelopen tijdens activiteiten georganiseerd door Karate Kermt of medische gegevens van jeugdleden tijdens de jeugdstage verwerken wij geen gevoelige gegevens zoals onder andere gegevens over je raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Wij verzamelen enkel persoonsgegevens die jij zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvings-

formulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, het bezoeken van onze website,…).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van andere clubs, de BKSA of de Karate Vlaanderen.

​

Wij gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

De gegevens die jij aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

​

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

 - het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider);

 - het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);

Verder delen wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

 - de Karate Vlaanderen;

 - de BKSA;

 - andere clubs aangesloten bij de BKSA / Karate Vlaanderen (bijv. in het kader van de Shotokan Cup);

 - partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren en waarvoor deze partner persoonsgegevens nodig heeft;

 - overheidsdiensten;

 - externe opleiders of trainers.

​

Met de hierboven vermelde partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen en dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

​

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

​

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.  Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

​

Jouw persoonsgegevens kunnen ook buiten de Europese Economische Ruimte gedeeld worden. Wij verbinden ons ertoe enkel verwerkingsverantwoordelijken en/of verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte aan te stellen die in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving voldoende garanties bieden inzake beveiliging en bescherming van persoonsgegevens. Indien er een doorgifte plaatsvindt naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, waarvoor de Europese Commissie niet heeft vastgesteld dat het land een passend niveau van bescherming biedt, is de doorgifte steeds onderworpen aan een overeenkomst die voldoet aan alle vereisten voor doorgiften aan derde landen, zoals de goedgekeurde standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die zijn vastgesteld door de Europese Commissie. De door de Europese Commissie goedgekeurde standaardbepalingen kan je raadplegen op de volgende website: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu_nl.

​

Hoelang houden wij jouw persoonsgegevens bij?

Karate Kermt bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist (o.a. op het vlak van boekhouding). De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Voor zover geen bewaarplicht bestaat, worden persoonsgegevens routinematig gewist nadat het doel waarvoor ze zijn verzameld, is verwezenlijkt.

​

Daar komt bij dat wij persoonsgegevens kunnen bewaren als jij ons hiervoor toestemming heeft verleend of als wij deze gegevens mogelijks nodig hebben in het kader van een rechtsvordering. In dat laatste geval dienen wij bepaalde persoonsgegevens te gebruiken als bewijsmiddelen. Met het oog hierop bewaren wij bepaalde persoonsgegevens overeenkomstig de wettelijke verjaringstermijn, die tot dertig jaar kan bedragen; de gebruikelijke verjaringstermijn in verband met persoonlijke rechtsvorderingen bedraagt echter tien jaar.

​

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

Alle personen die namens Karate Kermt van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

 - wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

 - we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

 - onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

​

Wat zijn jouw rechten?

Je recht van inzage

​

Je hebt het recht om op ieder ogenblik van Karate Kermt te vernemen of wij al dan niet je persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:

 - de verwerkingsdoeleinden;

 - de betrokken categorieën van persoonsgegevens;

 - de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);

 - indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;

 - het bestaan van je privacy-rechten;

 - het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;

 - de informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen; en

 - het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming en welke logica wij hier dan bij gebruiken en wat jouw belang en de gevolgen voor jou hiervan zijn.

Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. Karate Kermt kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die je vraagt. 

​

Je recht op verbetering van de gegevens

​

Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onmiddellijk te laten rechtzetten.

​

Je recht op vergetelheid

​

Je hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen:

 - je persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt door Karate Kermt;

 - je trekt je eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar Karate Kermt zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking;

 - je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door Karate Kermt;

 - je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;

 - je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

 - je persoonsgegevens werden verzameld toen je nog minderjarig was.

Je dient er echter rekening mee te houden dat een verzoek tot verwijdering door ons zal worden beoordeeld in het licht van wettelijke of reglementaire verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen die ons kunnen verhinderen de betreffende persoonsgegevens te verwijderen.

​

Tevens kan het zijn dat wij jou niet meer al onze diensten kunnen aanbieden.

​

Je recht op beperking van de verwerking

​

Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is:

 - je betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die Karate Kermt in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;

 - de verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan;

 - Karate Kermt heeft je gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar jij hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van je gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering;

 - zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken.

​

Je recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

​

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens, die jij aan ons hebt bezorgd, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en, indien technisch mogelijk, het recht die gegevens rechtstreeks aan een andere persoon over te laten dragen door Karate Kermt.

​

Dit kan wel enkel voor de persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt aan Karate Kermt en waarvoor de volgende voorwaarden vervuld zijn:

 - wij hebben jouw persoonsgegevens verkregen na jouw toestemming of via een tussen ons afgesloten overeenkomst (in alle andere gevallen kan je dus niet van dit recht genieten zoals bijvoorbeeld wanneer de verwerking van je gegevens gebeurt op basis van een wettelijke verplichting); en

 - Karate Kermt heeft jouw persoonsgegevens verwerkt met geautomatiseerde middelen. 

​

De technische haalbaarheid hiervan wordt uitsluitend beoordeeld door Karate Kermt.

Je recht om bezwaar te maken

​

Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van Karate Kermt of in kader van het algemeen belang. Wij zullen de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij wij dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan die van jou óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank).

​

Tevens heb je altijd het recht om jezelf, zonder opgave van reden, te verzetten tegen het gebruiken van jouw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden. In dat geval worden jouw persoonsgegevens niet meer verwerkt voor doeleinden van direct marketing (bijv. folders en flyers).

​

Je recht om niet te worden onderworpen aan een geautomatiseerde individuele besluitvorming

​

Je hebt het recht om je te verzetten tegen een uitsluitende geautomatiseerde verwerking van jouw persoonsgegevens, waaronder profiling, waaraan voor jou rechtsgevolgen zijn verbonden.

​

Indien de verwerking evenwel toegestaan is door de wet of noodzakelijk is voor de totstandkoming of uitvoering van onze diensten kunnen wij geen gevolg geven aan een verzoek om niet te worden onderworpen aan een geautomatiseerde individuele besluitvorming.

​

Je recht om jouw toestemming in te trekken

​

Wanneer jouw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van jouw toestemming, kan jij deze toestemming te allen tijde weer intrekking op eenvoudig verzoek (zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan).

​

Hoe oefen ik mijn rechten uit?

​

Als je één of meer van de hierboven vermelde rechten wilt uitoefenen, kan je contact opnemen met Karate Kermt. In dit verzoek moet duidelijk worden vermeld welk recht je wenst uit te oefenen en waarom. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een (digitaal gescande) kopie van de voorzijde van jouw identiteitskaart waaruit jouw identiteit blijkt. Wij zullen jou onmiddellijk op de hoogte stellen van de ontvangst van dergelijk verzoek. Indien de aanvraag gegrond blijkt te zijn, zullen wij deze zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van de aanvraag inwilligen.

​

Hoe contact opnemen met ons?

​

Indien jij na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

​

Karate Kermt
Hommelbergstraat 6
3510 Kermt
info@karatekermt.be

​

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 / contact@apd-gba.be / https://www.gegegevensbeschermingsautoriteit.be 

​

Wijziging privacyverklaring

​

Karate Kermt kan op elk moment zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.